lunes, 12 de agosto de 2013

Trabajar con datos de otras hojas

A veces, se hace necesario acceder a tablas o simplemente datos situados en hojas diferentes de la actual; pues bien, la nomenclatura para usar una celda de otra hoja es la siguiente:

nombre_hoja!nombre_celda

Sin embargo, a partir de aquí podemos emplear distintas variaciones, ya que es posible integrar rangos de hojas, rangos de celdas de una misma hoja o ambos combinados.

Un ejemplo sencillo

Vamos a crear un libro con 4 hojas: Alfa, Beta, Gamma y Resumen. Las tres primeras recogerán el número de alumnos matriculados en distintos cursos, suponiendo que cada hoja representa una sucursal distinta de nuestro centro de estudios.

Para acelerar el proceso, hemos realizado la tarea mediante un Relleno Tridimensional, y éste es el resultado, aunque los datos numéricos se han escrito individualmente:

libro con 4 hojas

Ahora nos interesa obtener en la hoja Resumen la suma de todos los alumnos de Excel. Pues bien, en la celda B2 podríamos escribir cualquiera de estas fórmulas:

=alfa!b2+beta!b2+gamma!b2
=suma(alfa!b2;beta!b2;gamma!b2)
=suma(alfa:gamma!b2)

Este último ejemplo resulta muy interesante, ya que incorpora el rango de hojas alfa:gamma, que se define del mismo modo que para las celdas. Además, puedes copiar esta fórmula en las celdas inferiores sin ningún tipo de problema.

Para terminar, en la celda B6 de la hoja Resumen, vamos a calcular la totalidad de las matrículas efectuadas con la siguiente fórmula:

=suma(alfa:gamma!b2:b7)

Fíjate en cómo hemos utilizado en la misma expresión dos rangos, el primero de hojas y el segundo de celdas, pero siempre separados por el signo de admiración hacia abajo.

El resultado final lo puedes ver en la imagen o puedes descargarlo con el enlace al archivo refs externas.xlsx.

Funciones con referencias externas


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