lunes, 6 de mayo de 2013

El extraño caso del espacio en blanco

A la hora de escribir funciones, hacer referencias a celdas o comparar datos de tipo texto, Excel no realiza distinciones entre mayúsculas y minúsculas, pero sí entre letras con o sin tilde. Es decir:

=suma(a3:a12)   y   =SUMA(A3:A12)   ofrecen idéntica solución porque para Excel no hay diferencias entre las dos funciones.
=contar.si(a3:12 ;"Malaga")   y   =Contar.Si(a3:12 ; "Málaga") dan distinto resultado, dado que en Excel "Malaga" y "Málaga" son datos completamente diferentes.

El misterio

Ahora, mira atentamente la imagen siguiente, y piensa si existe algún gazapo o no. Para facilitar el razonamiento, puedes ver también la fórmula que se ha escrito en F3.
Función aparentemente correcta con resultado erróneo
Está claro que algún error debe existir, ya que en la columna B "Sevilla" aparece tres veces, pero la fórmula de F3 da como resultado sólo 2, y la función Contar.Si está correctamente escrita.

¿Qué ocurre entonces?

Si todo parece estar bien pero el resultado no es el correcto, nuestras indagaciones deben encaminarse a repasar el contenido de las celdas implicadas.
Por ejemplo, podemos situarnos en la celda F3 que tiene la función y pulsar F2 para verificar  la escritura de la misma , y comprobamos que todo está bien.
Así que ahora seguimos con los datos, por lo que seleccionamos B2 y de nuevo pulsamos F2. Si te fijas con atención, verás que el cursor no aparece pegado a la letra "a", sino que está ligeramente separado. Ahí es donde está el error, hemos escrito un espacio en blanco al final de la  ciudad y para Excel "Sevilla" y "Sevilla " son cosas totalmente distintas.

La solución

Para arreglar el problema, lo único que tenemos que hacer es borrar dicho espacio en blanco y asegurarnos que el problema no se repita en las otras filas de albaranes. Al hacerlo, la función se actualizará automáticamente para mostrar el resultado correcto: 3.
Función con resultado correcto

Conclusión

Desgraciadamente, darse cuenta de este tipo de errores requiere un cierto grado de experiencia en el manejo de Excel y de confianza en uno mismo; es decir, si tienes absoluta certeza de que la función que utilizas está bien definida, entonces lo único que queda es un error de escritura en los datos de la tabla.
No te preocupes si al principio no ves qué sucede, sólo es cuestión de tiempo y práctica :)

5 comentarios:

  1. Cuando se trabaja con datos importados hay que realizar este tipo de comprobaciones/depuraciones, porque se producen gran cantidad de errores tanto por espacios en blanco como por la forma que tiene excel de tratar diferentes datos.

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  2. Cierto Adolfo, ese es uno de los problemas de tratar con datos externos.

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  3. Para ello no hay nada más útil que la función =ESPACIOS(texto)
    que borra todos los espacios adicionales al final y conserva los necesarios entre palabras

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  4. Cierto, esa función resulta muy cómoda como dice Adolgo al trabajar con datos importados :)

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  5. Exacto, la función espacio simplifica este aspecto y deja campos homogeneos, sin tener que lidiar con los espacios que ha simple vista no se detectan.

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